Warum ein profitables Unternehmen trotzdem Liquiditätsprobleme bekommen kann
Das Geschäftsjahr läuft gut.
Die Auftragslage stimmt, der Umsatz ist gestiegen und die betriebswirtschaftliche Auswertung zeigt einen Gewinn.
Eigentlich müsste auf dem Geschäftskonto also ordentlich Geld liegen.
Tut es aber nicht.
Stattdessen steht in zwei Wochen die nächste Gehaltszahlung an, mehrere Lieferantenrechnungen sind fällig und das Finanzamt möchte ebenfalls seinen Anteil haben.
Der Geschäftsführer schaut auf die BWA, anschließend auf das Bankkonto und stellt sich eine durchaus berechtigte Frage:
Wo ist eigentlich mein Gewinn geblieben?
Die Antwort ist häufig einfacher als gedacht:
Gewinn und Liquidität sind nicht dasselbe.
Und genau dieser Unterschied gehört zu den wichtigsten Grundlagen einer guten Unternehmenssteuerung.
Gewinn ist nicht gleich Kontostand
Vereinfacht betrachtet entsteht Gewinn, wenn die Erträge eines Unternehmens höher sind als seine Aufwendungen.
Liquidität beantwortet dagegen eine andere Frage:
Wie viel Geld steht dem Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt tatsächlich zur Verfügung, um seine Zahlungsverpflichtungen zu erfüllen?
Ein Unternehmen kann deshalb auf dem Papier profitabel sein und trotzdem Schwierigkeiten haben, Rechnungen pünktlich zu bezahlen.
Umgekehrt bedeutet ein gut gefülltes Bankkonto nicht automatisch, dass ein Unternehmen profitabel arbeitet.
Ein Darlehen über 100.000 Euro erhöht beispielsweise zunächst die verfügbare Liquidität. Zum Gewinn werden diese 100.000 Euro dadurch aber nicht.
Beide Größen hängen zusammen, dürfen aber nicht verwechselt werden.
Ein einfaches Beispiel
Ein Unternehmen stellt seinem Kunden am 15. März eine Rechnung über 30.000 Euro.
Die Leistung wurde erbracht und der Umsatz entsprechend berücksichtigt.
Der Kunde hat allerdings ein Zahlungsziel von 60 Tagen.
Das Geld kommt also möglicherweise erst im Mai auf dem Konto an.
In der Zwischenzeit muss das Unternehmen aber seine Mitarbeiter bezahlen, Materialrechnungen begleichen, Miete überweisen und weitere laufende Kosten finanzieren.
Der Umsatz ist bereits entstanden. Das Geld ist aber noch nicht da.
Je größer die Aufträge und je länger die Zahlungsziele sind, desto stärker kann dieser Effekt werden.
Ein wachsendes Unternehmen kann deshalb paradoxerweise gerade dann Liquiditätsprobleme bekommen, wenn die Auftragslage besonders gut ist.
7 Gründe, warum trotz Gewinn das Geld fehlen kann
1. Kunden haben ihre Rechnungen noch nicht bezahlt
Offene Forderungen gehören zu den häufigsten Ursachen.
Das Unternehmen hat seine Leistung erbracht und eine Rechnung gestellt. Der Kunde zahlt aber erst später.
In dieser Zeit finanziert das Unternehmen den Auftrag teilweise vor.
Besonders deutlich wird das bei langen Zahlungszielen oder verspäteten Zahlungen.
Deshalb lohnt sich nicht nur der Blick auf den Umsatz, sondern auch auf die offenen Forderungen und deren Fälligkeit.
Ein hoher Forderungsbestand kann bedeuten:
Das Geld wurde verdient – nur noch nicht eingenommen.
2. Das Unternehmen muss in Vorleistung gehen
Viele Geschäftsmodelle erfordern erhebliche Vorleistungen.
Material wird eingekauft.
Mitarbeiter arbeiten mehrere Wochen an einem Projekt.
Subunternehmer stellen Rechnungen.
Reisekosten entstehen.
Der Kunde wird dagegen vielleicht erst nach Abschluss eines Projektabschnitts oder sogar nach vollständiger Fertigstellung abgerechnet.
Das Unternehmen finanziert damit einen Teil des Kundenauftrags aus eigener Liquidität.
Je größer die Projekte werden, desto größer kann dieser Finanzierungsbedarf sein.
Deshalb ist Wachstum nicht automatisch gut für die Liquidität.
Wachstum muss finanziert werden können.
3. Investitionen ziehen Geld vom Konto ab
Eine neue Maschine kostet 60.000 Euro.
Das Unternehmen bezahlt sie vollständig.
Auf dem Bankkonto fehlen anschließend 60.000 Euro.
In der Gewinn- und Verlustrechnung wird eine solche Investition jedoch grundsätzlich nicht zwingend sofort vollständig als Aufwand berücksichtigt. Bei einem abschreibungsfähigen Anlagegut verteilt sich der Aufwand über die Nutzungsdauer.
Damit können sich Gewinn und Liquidität deutlich unterschiedlich entwickeln.
Das Unternehmen kann also einen Gewinn ausweisen und gleichzeitig einen erheblichen Zahlungsmittelabfluss durch Investitionen haben.
4. Darlehen müssen getilgt werden
Auch Finanzierungen sorgen regelmäßig für Verwirrung.
Nehmen wir an, ein Unternehmen zahlt monatlich 3.000 Euro für ein Darlehen zurück.
Diese Zahlung belastet die Liquidität.
Die Tilgung des Darlehens ist jedoch nicht einfach ein normaler betrieblicher Aufwand, der den Gewinn in gleicher Höhe reduziert.
Das Geld verlässt trotzdem das Konto.
Bei der Liquiditätsplanung müssen deshalb auch Finanzierungszahlungen berücksichtigt werden, die sich nicht identisch in der Gewinnrechnung widerspiegeln.
5. Steuern kommen zeitversetzt
Ein weiterer Klassiker:
Das Unternehmen verdient gutes Geld.
Der Geschäftsführer sieht einen komfortablen Kontostand und interpretiert einen Teil davon als frei verfügbare Liquidität.
Einige Zeit später werden Steuerzahlungen fällig.
Plötzlich sieht das Konto deutlich weniger komfortabel aus.
Das Problem ist dabei nicht unbedingt eine unerwartete Steuerbelastung.
Häufig wurde lediglich vergessen, dass ein Teil des vorhandenen Geldes wirtschaftlich bereits verplant war.
Steuerzahlungen sollten deshalb in der Liquiditätsplanung frühzeitig berücksichtigt werden.
6. Lagerbestände binden Kapital
Ein gut gefülltes Lager vermittelt Sicherheit.
Aber Ware im Regal ist eben auch gebundenes Geld.
Wenn ein Unternehmen beispielsweise Waren oder Material im Wert von 80.000 Euro einkauft, muss dieser Einkauf zunächst finanziert werden.
Solange die Bestände nicht verkauft beziehungsweise in Kundenaufträgen verarbeitet und bezahlt wurden, bleibt Kapital gebunden.
Überhöhte Lagerbestände können deshalb die Liquidität erheblich belasten.
Die Frage lautet also nicht nur:
„Haben wir genug Material?“
Sondern auch:
„Wie viel Kapital haben wir aktuell im Lager gebunden?“
7. Der Geschäftsführer entnimmt Geld
Gerade bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften gibt es einen weiteren wichtigen Effekt.
Private Entnahmen reduzieren die verfügbare Liquidität des Unternehmens.
Der Unternehmer kann also einen Gewinn erwirtschaften und gleichzeitig einen erheblichen Teil der vorhandenen Zahlungsmittel privat entnehmen.
Der Gewinn verschwindet dadurch nicht automatisch in gleicher Weise.
Das Geld auf dem Geschäftskonto allerdings schon.
Auch deshalb sollten private Entnahmen in der Finanz- und Liquiditätsplanung berücksichtigt werden.
Warum Wachstum die Liquidität sogar verschlechtern kann
„Wir brauchen mehr Umsatz.“
Das klingt zunächst nach einer naheliegenden Lösung für finanzielle Engpässe.
Manchmal ist das richtig.
Manchmal verschärft zusätzlicher Umsatz das Problem aber sogar.
Stellen wir uns ein Unternehmen vor, das einen großen neuen Auftrag gewinnt.
Dafür werden zusätzliche Mitarbeiter benötigt. Material muss bestellt werden und ein Subunternehmer verlangt eine Anzahlung.
Der Kunde zahlt jedoch erst 30 Tage nach Projektabschluss.
Das Unternehmen muss also möglicherweise über mehrere Monate zusätzliche Kosten finanzieren, bevor der erste Euro des neuen Auftrags eingeht.
Der Auftrag kann hochprofitabel sein.
Und trotzdem kurzfristig zu einem Liquiditätsproblem führen.
Deshalb gehört zu einer Wachstumsentscheidung immer auch die Frage:
Können wir dieses Wachstum finanzieren?
Nicht nur:
Können wir den Auftrag abwickeln?
Der Kontostand ist keine Liquiditätsplanung
Ein weit verbreiteter Ansatz in kleinen Unternehmen lautet:
Geschäftskonto öffnen.
Kontostand ansehen.
Entscheidung treffen.
Das funktioniert erstaunlich lange.
Eine belastbare Unternehmenssteuerung ist es allerdings nicht.
Der Kontostand zeigt lediglich, wie viel Geld heute auf dem Konto liegt.
Er zeigt nicht, welche Zahlungen morgen, nächste Woche oder in zwei Monaten anstehen.
50.000 Euro auf dem Geschäftskonto können hervorragend aussehen.
Wenn innerhalb der nächsten zehn Tage allerdings 25.000 Euro Gehälter, 12.000 Euro Lieferantenrechnungen und 18.000 Euro Steuern bezahlt werden müssen, verändert sich die Situation ziemlich schnell.
Deshalb braucht ein Unternehmen neben dem Blick auf den Kontostand eine vorausschauende Liquiditätsplanung.
Was gehört in eine Liquiditätsplanung?
Eine Liquiditätsplanung muss für ein kleines oder mittelständisches Unternehmen nicht unnötig kompliziert sein.
Im Kern werden erwartete Einzahlungen und Auszahlungen zeitlich gegenübergestellt.
Auf der Einzahlungsseite stehen beispielsweise:
- erwartete Kundenzahlungen,
- sonstige betriebliche Einzahlungen,
- Darlehensauszahlungen oder andere Finanzierungen.
Auf der Auszahlungsseite beispielsweise:
- Gehälter,
- Lieferanten,
- Mieten,
- Versicherungen,
- Leasing,
- Investitionen,
- Darlehenstilgungen,
- Steuern,
- sonstige laufende Zahlungen.
Entscheidend ist dabei der Zeitpunkt.
Eine erwartete Kundenzahlung über 40.000 Euro hilft wenig, wenn sie am 30. des Monats eingeht, die Gehälter aber bereits am 25. bezahlt werden müssen.
Liquiditätsmanagement bedeutet deshalb vor allem, Zahlungsströme zeitlich zu verstehen.
Der einfache 13-Wochen-Blick
Für viele KMU ist eine rollierende kurzfristige Planung besonders hilfreich.
Ein praktikabler Ansatz ist beispielsweise eine Betrachtung der kommenden 13 Wochen.
Für jede Woche wird erfasst:
Wie hoch ist unsere verfügbare Liquidität zu Beginn?
Welche Einzahlungen erwarten wir realistisch?
Welche Auszahlungen werden fällig?
Wie hoch ist die voraussichtliche Liquidität am Ende der Woche?
Anschließend wird die Planung regelmäßig aktualisiert.
Der Vorteil:
Ein möglicher Engpass wird nicht erst erkannt, wenn das Konto leer ist.
Vielleicht zeigt die Planung bereits heute, dass in acht Wochen eine Unterdeckung droht.
Dann bleiben acht Wochen, um zu reagieren.
Und acht Wochen Handlungsspielraum sind erheblich angenehmer als acht Stunden.
6 Hebel für eine bessere Liquidität
Rechnungen schneller stellen
Eine fertige Leistung, die erst zwei Wochen später abgerechnet wird, ist unnötig gebundene Liquidität.
Rechnungen sollten deshalb möglichst zeitnah gestellt werden.
Bei längeren Projekten können zudem Abschlags-, Teil- oder Meilensteinrechnungen sinnvoll sein, sofern dies zur Leistung und den vertraglichen Vereinbarungen passt.
Forderungen aktiv überwachen
Welche Rechnungen sind offen?
Welche sind bereits fällig?
Welche Kunden zahlen regelmäßig verspätet?
Ein funktionierendes Forderungsmanagement sorgt dafür, dass offene Zahlungen nicht erst zufällig Wochen später auffallen.
Zahlungsbedingungen bewusst verhandeln
Zahlungsziele sind keine unwichtige Fußnote.
Wenn Kunden nach 60 Tagen zahlen, Lieferanten aber bereits nach 14 Tagen bezahlt werden müssen, entsteht eine Finanzierungslücke.
Deshalb sollten Zahlungsbedingungen auf Kunden- und Lieferantenseite gemeinsam betrachtet werden.
Investitionen planen
Nicht jede sinnvolle Investition muss sofort durchgeführt werden.
Größere Ausgaben sollten in die Liquiditätsplanung integriert und unterschiedliche Finanzierungsvarianten geprüft werden.
Entscheidend ist nicht nur, ob sich eine Investition wirtschaftlich lohnt.
Sondern auch, ob und wann das Unternehmen sie finanzieren kann.
Lager und Vorräte überprüfen
Bestände sollten zum Geschäftsmodell passen.
Überbestände binden Kapital, verursachen Lagerkosten und bergen möglicherweise zusätzliche Risiken durch Veralterung oder Beschädigung.
Eine bessere Bestandssteuerung kann deshalb Liquidität freisetzen, ohne einen einzigen zusätzlichen Euro Umsatz zu erzielen.
Liquiditätsreserve definieren
Unternehmen sollten festlegen, welche Mindestliquidität sie benötigen.
Die konkrete Höhe hängt stark vom Geschäftsmodell, der Kostenstruktur, den Zahlungszielen und der Planbarkeit der Umsätze ab.
Eine allgemeingültige Zahl gibt es deshalb nicht.
Wichtig ist vielmehr, dass die Reserve bewusst berechnet wird und nicht einfach dem zufälligen Kontostand entspricht.
Drei Zahlen, die Geschäftsführer unterscheiden sollten
Für eine vernünftige finanzielle Steuerung lohnt sich die regelmäßige Betrachtung von mindestens drei Perspektiven:
Ergebnis: Verdient das Unternehmen Geld?
Liquidität: Kann das Unternehmen seine Zahlungsverpflichtungen erfüllen?
Kontostand: Wie viel Geld befindet sich aktuell tatsächlich auf den verfügbaren Konten?
Diese Zahlen beantworten unterschiedliche Fragen.
Ein gutes Ergebnis löst nicht automatisch jedes Liquiditätsproblem.
Ein hoher Kontostand bedeutet nicht automatisch wirtschaftlichen Erfolg.
Und kurzfristig ausreichende Liquidität sagt noch nichts darüber aus, wie profitabel das Geschäftsmodell langfristig ist.
Unternehmenssteuerung benötigt deshalb mehrere Perspektiven.
Der 30-Minuten-Liquiditätscheck
Für einen ersten Überblick braucht es noch kein komplexes Controlling-System.
Nehmen Sie sich eine halbe Stunde und beantworten Sie folgende Fragen:
1. Wie hoch ist unsere aktuell verfügbare Liquidität?
Nicht nur auf einem Konto, sondern über alle kurzfristig verfügbaren Zahlungsmittel.
2. Welche sicheren oder realistisch erwartbaren Einzahlungen kommen in den nächsten vier Wochen?
Dabei nicht mit dem Rechnungsdatum rechnen, sondern mit dem voraussichtlichen Zahlungseingang.
3. Welche Auszahlungen werden in diesem Zeitraum fällig?
Gehälter, Lieferanten, Steuern, Versicherungen, Darlehen und sonstige Verpflichtungen berücksichtigen.
4. Wie hoch sind unsere offenen Forderungen?
Und welcher Teil davon ist bereits überfällig?
5. Welche größeren Zahlungen stehen in den nächsten drei Monaten an?
Steuern, Investitionen, Sonderzahlungen oder größere Materialbestellungen werden im Tagesgeschäft leicht übersehen.
6. Wie hoch ist unsere Mindestliquidität?
Ab welchem Betrag würden Sie anfangen, nervös zu werden?
Wenn diese Fragen nicht zuverlässig beantwortet werden können, ist das kein Grund zur Panik.
Es ist aber ein ziemlich guter Grund, die Liquiditätsplanung zu verbessern.
Liquiditätsmanagement bedeutet Handlungsspielraum
Gutes Liquiditätsmanagement soll nicht möglichst komplizierte Excel-Tabellen produzieren.
Es soll Entscheidungen ermöglichen.
Kann die neue Maschine gekauft werden?
Können wir einen zusätzlichen Mitarbeiter einstellen?
Können wir den Großauftrag vorfinanzieren?
Was passiert, wenn ein wichtiger Kunde vier Wochen später zahlt?
Wie lange könnten wir einen Umsatzrückgang auffangen?
Genau dafür braucht ein Geschäftsführer eine vorausschauende Finanzplanung.
Denn wirtschaftliche Probleme entstehen häufig nicht erst in dem Moment, in dem das Geld fehlt.
Sie werden nur dann sichtbar.
Fazit: Gewinn ist gut – Liquidität hält das Unternehmen handlungsfähig
Ein profitables Geschäftsmodell ist die Grundlage für nachhaltigen Unternehmenserfolg.
Aber Gewinn allein bezahlt am Monatsende keine Rechnung.
Dafür braucht es Liquidität.
Unternehmer sollten deshalb nicht erst dann über ihre Zahlungsfähigkeit nachdenken, wenn das Geschäftskonto einen kritischen Stand erreicht.
Wer Ein- und Auszahlungen vorausplant, Forderungen überwacht, Investitionen berücksichtigt und unterschiedliche Szenarien durchrechnet, erkennt mögliche Engpässe früher.
Und gewinnt damit etwas ausgesprochen Wertvolles:
Zeit zum Handeln.
Business Support Lübeck unterstützt kleine und mittelständische Unternehmen bei Finanzplanung, Liquiditätsmanagement und der Entwicklung praxistauglicher Steuerungsinstrumente. Dabei geht es nicht darum, möglichst viele Kennzahlen zu produzieren, sondern die Zahlen zu kennen, die für unternehmerische Entscheidungen tatsächlich relevant sind.
Denn am Ende zählt nicht nur, was unter dem Strich verdient wurde.
Es muss zum richtigen Zeitpunkt auch genügend Geld auf dem Konto sein.