Warum ein neues Tool noch lange keinen besseren Prozess macht
„Wir müssen digitaler werden.“
Diesen Satz hört man in mittelständischen Unternehmen regelmäßig.
Dann wird eine neue Software eingeführt, eine App getestet oder ein zusätzliches System angeschafft. Einige Wochen später arbeiten die Mitarbeiter weiterhin mit Excel, schicken Informationen per E-Mail und pflegen dieselben Daten zusätzlich noch in der neuen Software.
Das Unternehmen ist jetzt zwar digitaler.
Aber nicht unbedingt effizienter.
Genau hier liegt ein grundlegendes Missverständnis:
Digitalisierung ist kein Selbstzweck.
Eine digitale Lösung ist nur dann sinnvoll, wenn sie ein konkretes Problem löst, Abläufe verbessert oder neue Möglichkeiten schafft.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht:
„Was können wir digitalisieren?“
Sondern:
„Was lohnt sich für unser Unternehmen zu digitalisieren?“
Erst der Prozess, dann die Software
Ein schlechter Prozess wird nicht automatisch besser, wenn er digital abgebildet wird.
Er wird zunächst nur digital.
Nehmen wir einen einfachen Freigabeprozess.
Ein Mitarbeiter erstellt ein Angebot. Dieses wird per E-Mail an den Projektleiter geschickt. Der Projektleiter prüft es und leitet es an den Geschäftsführer weiter. Dort wartet es auf Freigabe. Anschließend bekommt der Mitarbeiter eine Rückmeldung und verschickt das Angebot an den Kunden.
Nun wird dieser Ablauf digitalisiert.
Statt per E-Mail wandert das Angebot künftig durch einen digitalen Workflow.
Technisch ist das moderner.
Wenn aber weiterhin jedes Angebot unabhängig von Wert, Marge oder Risiko vom Geschäftsführer freigegeben werden muss, bleibt der eigentliche Flaschenhals bestehen.
Die bessere Frage wäre zunächst:
Warum benötigen wir diese Freigaben überhaupt?
Vielleicht lassen sich klare Grenzen definieren, innerhalb derer Mitarbeiter selbstständig entscheiden dürfen.
Erst danach sollte geprüft werden, wie ein digitales System diesen verbesserten Prozess unterstützen kann.
Prozessoptimierung vor Digitalisierung.
Sonst automatisiert man im schlimmsten Fall genau die Abläufe, die man eigentlich abschaffen sollte.
Woran erkennt man einen guten Digitalisierungskandidaten?
Nicht jede Aufgabe eignet sich gleichermaßen.
Besonders interessant sind Prozesse, die häufig vorkommen und nach ähnlichen Regeln ablaufen.
Ein guter Kandidat erfüllt beispielsweise mehrere dieser Kriterien:
- Der Vorgang wiederholt sich regelmäßig.
- Mitarbeiter übertragen Daten manuell zwischen verschiedenen Systemen.
- Es entstehen häufig Fehler durch manuelle Eingaben.
- Informationen müssen regelmäßig gesucht werden.
- Mehrere Mitarbeiter arbeiten mit denselben Daten.
- Es gibt viele Rückfragen zum aktuellen Bearbeitungsstand.
- Dokumente werden mehrfach abgelegt oder versendet.
- Der Prozess verursacht unverhältnismäßig viel administrative Arbeit.
- Medienbrüche gehören zum normalen Ablauf.
Je häufiger ein Vorgang stattfindet, desto größer kann der Nutzen einer Verbesserung sein.
Fünf Minuten Zeitersparnis klingt zunächst nicht besonders beeindruckend.
Wenn 15 Mitarbeiter einen Vorgang jeweils zehnmal pro Woche durchführen, sieht die Rechnung anders aus.
7 Bereiche, in denen Digitalisierung für KMU besonders interessant sein kann
1. Rechnungsstellung und vorbereitende Buchhaltung
Rechnungen gehören zu den klassischen administrativen Prozessen.
Daten werden erfasst, Dokumente erstellt, versendet, abgelegt und später der Buchhaltung zugeordnet.
Je nach Ausgangssituation können digitale Lösungen hier manuelle Tätigkeiten reduzieren.
Besonders interessant sind wiederkehrende Vorgänge:
Rechnungserstellung, Belegverarbeitung, Zahlungszuordnung oder die Übergabe relevanter Daten an die Buchhaltung.
Dabei geht es nicht darum, die Finanzbuchhaltung möglichst vollständig zu automatisieren.
Das Ziel lautet:
Informationen möglichst dort digital erfassen, wo sie entstehen, und unnötige Mehrfacherfassungen vermeiden.
2. Kunden- und Vertriebsprozesse
Wo befindet sich die letzte Kundenkorrespondenz?
Wann wurde das Angebot verschickt?
Wer sollte eigentlich nachfassen?
Welche Leistung hat der Kunde zuletzt gekauft?
Wenn solche Informationen hauptsächlich in persönlichen E-Mail-Postfächern oder individuellen Excel-Listen liegen, wird Kundenmanagement unnötig personenabhängig.
Ein sinnvoll eingesetztes CRM-System kann Informationen zentral verfügbar machen und Vertriebsprozesse strukturieren.
Aber auch hier gilt:
Ein CRM löst kein Vertriebsproblem, wenn niemand definiert hat, wie der Vertriebsprozess eigentlich funktionieren soll.
Software kann einen guten Prozess unterstützen.
Sie erfindet ihn nicht automatisch.
3. Angebots- und Auftragsabwicklung
In vielen Unternehmen werden für Angebote Informationen aus verschiedenen Quellen zusammengesucht.
Kundendaten aus System A.
Preise aus Excel.
Produktinformationen aus einem Ordner.
Kalkulationen aus einer weiteren Datei.
Das fertige Angebot wird anschließend manuell erstellt.
Wenn dieser Prozess häufig durchgeführt wird, steckt hier erhebliches Potenzial.
Standardisierte Kalkulationsgrundlagen, Vorlagen, digitale Freigaben oder Schnittstellen zwischen bestehenden Systemen können Bearbeitungszeiten reduzieren und Fehler vermeiden.
Der größte Nutzen entsteht dabei häufig nicht durch eine spektakuläre Technologie.
Sondern dadurch, dass Mitarbeiter Informationen nicht mehr fünfmal suchen oder übertragen müssen.
4. Dokumenten- und Wissensmanagement
„Wo liegt eigentlich die aktuelle Version?“
Eine überraschend teure Frage.
Wenn Mitarbeiter regelmäßig Dokumente suchen, unterschiedliche Versionen verwenden oder Informationen nur bei bestimmten Kollegen verfügbar sind, kann eine klare digitale Ablagestruktur erheblichen Nutzen bringen.
Wichtig ist allerdings:
Ein digitaler Dokumentenfriedhof ist noch kein Wissensmanagement.
Wenn ein Unternehmen 25.000 Dateien auf einem Server besitzt und niemand weiß, welche davon aktuell sind, ist das Problem nicht die fehlende Digitalisierung.
Es fehlt Struktur.
Deshalb müssen auch digitale Ablagen Regeln haben:
Wo wird etwas gespeichert?
Wie werden Dateien benannt?
Wer ist verantwortlich?
Welche Informationen gehören in welches System?
Und was wird nicht zusätzlich noch irgendwo anders gespeichert?
5. Personaladministration
Urlaubsanträge per Papier.
Arbeitszeiten in Excel.
Krankmeldungen per E-Mail.
Personalunterlagen in unterschiedlichen Ordnern.
Je nach Unternehmensgröße kann die Personaladministration schnell unnötig aufwendig werden.
Digitale Lösungen können beispielsweise bei Zeiterfassung, Abwesenheiten, Dokumentenverwaltung oder standardisierten Einarbeitungsprozessen unterstützen.
Aber auch hier sollte der Aufwand zur Unternehmensgröße passen.
Ein Betrieb mit acht Mitarbeitern benötigt möglicherweise kein komplexes HR-System mit 27 Modulen.
Vielleicht reicht eine deutlich einfachere Lösung.
Die beste Software ist nicht die mit den meisten Funktionen, sondern die, die das tatsächliche Problem zuverlässig löst.
6. Projekt- und Aufgabenmanagement
Aufgaben entstehen im Meeting, per Telefon, in einer E-Mail oder beim Gespräch auf dem Flur.
Zwei Wochen später lautet die Frage:
„Wer wollte das eigentlich machen?“
Digitale Aufgaben- und Projektmanagementsysteme können Transparenz schaffen.
Wer macht was?
Bis wann?
Wie ist der aktuelle Stand?
Welche Aufgaben hängen voneinander ab?
Das kann besonders bei mehreren parallelen Projekten sinnvoll sein.
Allerdings funktioniert auch das beste Projektmanagementsystem nicht, wenn Aufgaben weiterhin zusätzlich per E-Mail, Messenger, Zuruf und persönlicher Notiz verteilt werden.
Digitalisierung benötigt deshalb auch klare Spielregeln.
7. Wiederkehrende administrative Aufgaben
Besonders interessant für Automatisierung sind Tätigkeiten, die regelmäßig nach denselben Regeln ablaufen.
Zum Beispiel:
Daten übertragen.
Standardisierte Dokumente erzeugen.
Informationen aus verschiedenen Systemen zusammenführen.
Erinnerungen versenden.
Statusinformationen aktualisieren.
Berichte vorbereiten.
Solche Tätigkeiten sind häufig wenig wertschöpfend, kosten aber in Summe viel Zeit.
Genau hier kann Digitalisierung Mitarbeitern Freiräume für Aufgaben schaffen, bei denen Erfahrung, Kommunikation oder Entscheidungen tatsächlich benötigt werden.
Was sich nicht unbedingt digitalisieren lohnt
Digitalisierungspotenziale zu finden ist relativ einfach.
Schwieriger ist die Entscheidung, etwas nicht zu digitalisieren.
Dabei kann genau das wirtschaftlich sinnvoll sein.
Seltene Prozesse
Ein Vorgang findet dreimal im Jahr statt und benötigt jeweils 20 Minuten.
Natürlich könnte dafür eine digitale Lösung entwickelt werden.
Die Frage ist nur: Warum?
Wenn Analyse, Einführung, Schulung und Pflege der Lösung mehr Zeit kosten als der Prozess selbst, entsteht kein wirtschaftlicher Nutzen.
Nicht alles, was technisch möglich ist, lohnt sich.
Prozesse, die sich ständig verändern
Automatisierung funktioniert besonders gut bei stabilen und klar definierten Abläufen.
Wenn ein Prozess dagegen bei jedem Vorgang anders aussieht, sollte zunächst geprüft werden, warum.
Vielleicht fehlt ein Standard.
Vielleicht ist die Individualität aber auch Teil der Leistung.
In diesem Fall kann eine vollständige Automatisierung sogar hinderlich sein.
Entscheidungen, die Erfahrung benötigen
Nicht jede Entscheidung lässt sich sinnvoll in einen automatisierten Workflow übertragen.
Besonders bei komplexen Kundenproblemen, Mitarbeiterfragen, Verhandlungen oder strategischen Entscheidungen bleibt menschliche Beurteilung wichtig.
Technologie kann Informationen bereitstellen und Entscheidungen unterstützen.
Sie muss die Entscheidung nicht zwingend übernehmen.
Persönliche Kundenkontakte
Ein Kunde ruft an, weil etwas schiefgelaufen ist.
Technisch könnte ein Chatbot die ersten fünf Fragen beantworten.
Vielleicht wäre es aber wesentlich sinnvoller, wenn ein Mitarbeiter den Hörer abnimmt.
Effizienz ist nicht die einzige relevante Kennzahl.
Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen können persönliche Erreichbarkeit, Vertrauen und individuelle Betreuung wichtige Wettbewerbsvorteile sein.
Wer jeden Kundenkontakt automatisiert, spart möglicherweise Prozesskosten und verliert gleichzeitig etwas, das wesentlich wertvoller ist.
Digitalisierung hat auch Kosten
Bei der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung wird häufig hauptsächlich auf die monatliche Lizenzgebühr geschaut.
Eine Software kostet beispielsweise 250 Euro pro Monat.
Klingt überschaubar.
Aber dazu kommen möglicherweise:
Einrichtung.
Datenmigration.
Schnittstellen.
Schulungen.
Interne Projektzeit.
Anpassung bestehender Prozesse.
Laufende Administration.
Updates.
Zusätzliche Lizenzen bei steigender Mitarbeiterzahl.
Und manchmal die Kosten dafür, die Software nach zwei Jahren wieder abzulösen.
Deshalb sollte bei größeren Digitalisierungsvorhaben nicht nur gefragt werden:
„Was kostet die Software?“
Sondern:
„Was kostet uns die Einführung und der laufende Betrieb insgesamt – und welcher messbare Nutzen steht dem gegenüber?“
Der einfache Digitalisierungscheck
Bevor ein neues System eingeführt wird, lohnt sich eine Bewertung anhand weniger Fragen.
1. Welches konkrete Problem wollen wir lösen?
Nicht:
„Wir möchten digitaler werden.“
Sondern beispielsweise:
„Unsere Mitarbeiter benötigen durchschnittlich 25 Minuten, um ein Standardangebot zu erstellen.“
Das ist konkret.
2. Wie häufig tritt das Problem auf?
Ein Vorgang, der täglich hundertmal durchgeführt wird, besitzt ein anderes Potenzial als ein Vorgang, der einmal im Quartal vorkommt.
3. Wie hoch ist der heutige Aufwand?
Arbeitszeit, Fehler, Nacharbeit und Wartezeiten sollten möglichst realistisch betrachtet werden.
4. Kann der Prozess vorher vereinfacht werden?
Vielleicht lassen sich Schritte streichen, Verantwortlichkeiten verändern oder Standards schaffen.
Dann muss anschließend weniger digitalisiert werden.
5. Welchen messbaren Nutzen erwarten wir?
Zeitersparnis?
Weniger Fehler?
Schnellere Bearbeitung?
Bessere Datenqualität?
Mehr Transparenz?
Höhere Kundenzufriedenheit?
Ohne ein erwartetes Ergebnis lässt sich später kaum beurteilen, ob die Investition erfolgreich war.
6. Welche Gesamtkosten entstehen?
Nicht nur Lizenzen berücksichtigen.
Auch Einführung, Schulung, Schnittstellen und interne Arbeitszeit gehören dazu.
7. Passt die Lösung zu unseren Mitarbeitern und bestehenden Systemen?
Die technisch beste Lösung bringt wenig, wenn sie im Alltag nicht akzeptiert oder genutzt wird.
Digitalisierung und KI sind nicht dasselbe
Aktuell wird Digitalisierung häufig direkt mit Künstlicher Intelligenz verbunden.
KI eröffnet ohne Frage interessante Möglichkeiten.
Sie kann beispielsweise Informationen strukturieren, Texte vorbereiten, Daten analysieren oder Mitarbeiter bei bestimmten Aufgaben unterstützen.
Aber nicht jedes Digitalisierungsproblem benötigt KI.
Wenn Mitarbeiter Kundendaten dreimal manuell in unterschiedliche Systeme übertragen, braucht das Unternehmen möglicherweise keine künstliche Intelligenz.
Es braucht eine funktionierende Schnittstelle.
Wenn Rechnungen wochenlang nicht gestellt werden, ist vielleicht kein KI-Agent notwendig.
Vielleicht fehlt schlicht ein klarer Prozess.
Die modernste Technologie ist nicht automatisch die beste Lösung.
Manchmal ist eine einfache Automatisierung wirtschaftlich wesentlich sinnvoller.
Digitalisierung verändert auch Aufgaben und Verantwortlichkeiten
Technologie allein verändert noch kein Unternehmen.
Wenn ein neuer digitaler Prozess eingeführt wird, müssen Mitarbeiter wissen:
Was ändert sich?
Warum ändern wir es?
Wer ist künftig verantwortlich?
Welches System ist führend?
Welche alten Arbeitsweisen entfallen?
Und was passiert bei Problemen?
Besonders wichtig ist der letzte Punkt.
Wenn ein Unternehmen ein neues System einführt, aber die alten Excel-Listen vorsichtshalber parallel weiterführt, entstehen häufig doppelte Prozesse.
Dann steigt der Aufwand zunächst sogar.
Deshalb gehört zu einem Digitalisierungsprojekt auch eine klare Entscheidung:
Was machen wir künftig anders – und womit hören wir auf?
Nicht zehn Baustellen gleichzeitig eröffnen
Nach einer Digitalisierungsanalyse entstehen schnell viele Ideen.
CRM verbessern.
Dokumentenmanagement einführen.
Buchhaltung automatisieren.
Projektmanagement erneuern.
KI integrieren.
Personalprozesse digitalisieren.
Am besten alles bis Weihnachten.
Das Ergebnis ist häufig Überforderung.
Für KMU ist es meist sinnvoller, mit wenigen Vorhaben zu beginnen, bei denen Nutzen und Umsetzbarkeit besonders hoch sind.
Ein einfacher Ansatz:
Bewerten Sie mögliche Projekte nach zwei Kriterien:
Wie groß ist der erwartete Nutzen?
Wie aufwendig ist die Umsetzung?
Maßnahmen mit hohem Nutzen und vergleichsweise geringem Aufwand gehören nach oben auf die Liste.
Der Rest darf warten.
Digitalisierung ist kein Wettbewerb darum, möglichst viele Tools gleichzeitig einzuführen.
Der 60-Minuten-Digitalisierungscheck
Nehmen Sie sich gemeinsam mit einigen Mitarbeitern eine Stunde Zeit.
Sammeln Sie zunächst Antworten auf drei Fragen:
Welche wiederkehrenden Tätigkeiten kosten uns besonders viel Zeit?
Wo übertragen wir Informationen mehrfach oder manuell?
Wo entstehen regelmäßig Fehler, Wartezeiten oder unnötige Rückfragen?
Wählen Sie anschließend die fünf auffälligsten Prozesse aus.
Für jeden Prozess beantworten Sie:
Wie häufig findet er statt?
Wie viel Arbeitszeit kostet er ungefähr?
Welche Schritte könnten vollständig entfallen?
Welche Schritte könnten standardisiert werden?
Welche Schritte könnten digital unterstützt oder automatisiert werden?
Welchen wirtschaftlichen Nutzen erwarten wir davon?
Wählen Sie danach nicht alle fünf Prozesse.
Beginnen Sie mit einem oder zwei.
Verbessern Sie den Ablauf.
Digitalisieren Sie dort, wo es sinnvoll ist.
Messen Sie das Ergebnis.
Und entscheiden Sie anschließend über den nächsten Prozess.
Digitalisierung ist Unternehmensentwicklung
Digitalisierung wird häufig als IT-Thema behandelt.
Dabei betrifft sie fast immer das gesamte Unternehmen.
Ein neues CRM verändert Vertriebsprozesse.
Digitale Rechnungsprozesse verändern Verantwortlichkeiten.
Automatisierungen verändern Aufgaben von Mitarbeitern.
Neue Systeme beeinflussen das Wissensmanagement.
Und Investitionen in Technologie wirken sich auf Finanzen und Liquidität aus.
Deshalb sollte Digitalisierung nicht isoliert betrachtet werden.
Die entscheidende Frage lautet nicht:
„Welche Technologie wollen wir einsetzen?“
Sondern:
„Wie soll unser Unternehmen künftig arbeiten – und welche Technologie hilft uns dabei?“
Diese Reihenfolge ist entscheidend.
Fazit: Digitalisieren Sie Probleme – nicht Trends
Nicht jedes Unternehmen benötigt die neueste Software.
Nicht jeder Prozess muss automatisiert werden.
Und nicht jede Aufgabe wird besser, nur weil plötzlich „KI“ daraufsteht.
Gute Digitalisierung beginnt mit einem konkreten Problem.
Dann wird der bestehende Prozess analysiert.
Unnötige Schritte werden entfernt.
Verantwortlichkeiten werden geklärt.
Und erst danach wird entschieden, welche technische Lösung sinnvoll ist.
So entsteht aus Digitalisierung ein wirtschaftlicher Nutzen statt einer zusätzlichen Softwarelizenz.
Deshalb lohnt sich vor dem nächsten Digitalisierungsprojekt eine einfache Frage:
„Welches Problem lösen wir damit eigentlich?“
Wenn darauf niemand eine konkrete Antwort geben kann, darf die Anschaffung vielleicht noch ein bisschen warten.
Business Support Lübeck unterstützt kleine und mittelständische Unternehmen dabei, Prozesse zu analysieren, Verbesserungspotenziale zu erkennen und Digitalisierung dort einzusetzen, wo sie einen konkreten Nutzen schafft. Dabei betrachten wir nicht nur einzelne Softwarelösungen, sondern das Zusammenspiel aus Prozessen, Mitarbeitern, Organisation und Wirtschaftlichkeit.
Denn ein Unternehmen ist nicht deshalb gut digitalisiert, weil es viele Tools verwendet.
Sondern weil die richtigen Prozesse mit möglichst wenig unnötigem Aufwand funktionieren.